Una empresa de importación o exportación mueve dinero entre proveedores, transportistas, aduanas, plataformas y clientes de distintos países. Para una entidad financiera, los documentos societarios estándar no bastan: también debe entender qué mercancía se compra, quién la vende, cómo se transporta y cómo se relacionan los pagos con la operación comercial.
Respuesta breve
¿Por qué se revisan más estas empresas?
Porque intervienen varias jurisdicciones, mercancías, divisas y contrapartes. Además, deben considerarse sanciones, embargos y coherencia entre pagos y comercio real.
¿Qué documentos adicionales pueden pedirse?
Contratos de compraventa, facturas, órdenes, documentos de transporte, información aduanera, proveedores, clientes y previsiones de volumen.
¿Por qué un volumen alto genera preguntas?
El importe debe encajar con el margen, el capital, la experiencia y los justificantes. Un gran volumen con poca información operativa requiere más contexto.
El flujo de mercancías como criterio central
La entidad compara el flujo financiero con el flujo físico. Debe quedar claro quién vende, quién compra, desde dónde se envía, dónde se entrega y qué empresa asume cada obligación.
Según la operación, pueden ser relevantes:
- contratos y órdenes de compra;
- facturas de proveedor y cliente;
- conocimientos de embarque, CMR u otros documentos de transporte;
- documentos de aduana y clasificación de mercancías;
- seguros, almacenes e Incoterms acordados;
- explicación de intermediarios o pagos a terceros.
Volumen, margen y capital circulante
Las empresas comerciales pueden tener ingresos elevados y márgenes relativamente reducidos. Esto debe explicarse para que el volumen bancario no parezca incompatible con el tamaño de la sociedad.
Una previsión útil separa cobros y pagos, principales países, monedas, frecuencia, importe medio y picos estacionales. También explica cómo se financia la compra antes de cobrar al cliente.
Sanciones, embargos y tipo de mercancía
La entidad puede revisar países, puertos, transportistas, personas y productos. Determinadas mercancías pueden estar sujetas a controles de exportación, licencias o restricciones. La empresa debe conocer sus obligaciones y no depender de la entidad para determinar si una operación es legal.
Los documentos deben utilizar denominaciones claras. Descripciones genéricas como “componentes” pueden ser insuficientes si no permiten identificar el producto y su uso.
Documentación KYC y comercial
| Bloque | Ejemplos |
|---|---|
| Sociedad | Registro, estatutos, administradores y UBO |
| Actividad | Web, catálogo, contratos y experiencia |
| Mercancía | Facturas, pedidos, transporte y aduana |
| Pagos | Países, divisas, volúmenes y contrapartes |
| Fondos | Capital, financiación y origen documentado |
Obligaciones de declaración exterior
Cuando la empresa o el pago están vinculados a Alemania, pueden existir obligaciones estadísticas conforme a la normativa alemana de pagos exteriores (AWV). No todos los pagos están sujetos de la misma forma y las reglas deben revisarse para el caso concreto.
En otros países pueden existir obligaciones diferentes. Este punto requiere asesoramiento jurídico o fiscal cuando resulte necesario.
Tipos de cuenta y monedas
Una cuenta bancaria puede resultar adecuada para una relación amplia, financiación comercial o determinados pagos. Una EMI o un proveedor multidivisa puede facilitar SEPA, SWIFT, tarjetas y cambio de moneda, pero tiene otra licencia y otros límites.
La empresa debe comprobar si el proveedor admite sus países, mercancías, volúmenes y rutas de pago. Una cuenta en EUR y USD puede reducir conversiones, pero no sustituye la preparación documental.
Motivos habituales de rechazo o retraso
- proveedores o clientes no identificados;
- mercancía descrita de forma imprecisa;
- pago a una empresa distinta de la parte contractual;
- volumen sin relación con capital o historial;
- países no declarados inicialmente;
- falta de documentos de transporte;
- riesgos de sanciones o licencias sin aclarar.
Preparación paso a paso
- Representar el flujo de mercancías y de dinero.
- Identificar proveedores, clientes e intermediarios.
- Reunir documentos societarios y comerciales.
- Preparar previsiones por país, moneda y volumen.
- Explicar margen, financiación y origen de fondos.
- Comprobar sanciones y obligaciones externas con profesionales competentes.
- Elegir un proveedor compatible con la operativa.
Conclusión
La cuenta de una empresa de importación y exportación debe reflejar una operación comercial comprensible. El expediente es más sólido cuando contratos, mercancías, contrapartes y pagos forman una cadena coherente.